In deze jaarrekening is de eerste rechtmatigheidsverantwoording van het college opgenomen. Voorheen werd de rechtmatigheid door de accountant gecontroleerd en kwam het oordeel tot uitdrukking in de controleverklaring van de accountant. Vanaf dit jaar wordt de verantwoordelijkheid van het college voor de rechtmatigheid gemarkeerd door de verantwoording. De accountant controleert vervolgens de getrouwheid van de jaarrekening inclusief deze verantwoording.
De rechtmatigheidsverantwoording richt zich op drie specifieke criteria: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. Uit de verantwoording blijkt dat er sprake is van geconstateerde onrechtmatigheden bij het begrotingscriterium en het voorwaardencriterium. Hieronder is per criterium een toelichting opgenomen, inclusief de actie(s) die worden ondernomen om afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
Begrotingscriterium
Uit de analyse van de afwijkingen blijkt dat het totaal aan afwijkingen de verantwoordingsgrens overschrijdt. Alle afwijkingen moeten daarom worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Het blijkt echter ook dat in alle gevallen de afwijkingen acceptabel zijn omdat deze gecompenseerd worden door direct gerelateerde inkomsten of passen binnen het vastgestelde beleid door de raad. Voor een toelichting op de afwijkingen wordt daarom verwezen naar de analyse in de jaarrekening. Een verdere toelichting in de rechtmatigheidsverantwoording en/of paragraaf bedrijfsvoering is op grond van artikel 11 lid 3 en 4 van de financiële verantwoording niet noodzakelijk.
Behalve afwijkingen van de baten en lasten is er een ook beperkte overschrijding op investeringskredieten geconstateerd. Het totaal hiervan is lager dan de rapportagegrens. Het belangrijkste deel van deze overschrijdingen heeft betrekking op uitgaven voor de buitenruimte van de twee nieuwe scholen in Oudheusden. Het is de bedoeling om hiervoor, als onderdeel van het grotere geheel, in 2024 alsnog een krediet aan de raad voor te leggen. De uitgaven in 2023 zijn daarmee echter nog steeds onrechtmatig.
Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium richt zich op de vraag of de voorwaarden uit wet- en regelgeving worden nageleefd. Op grond van de uitgevoerde werkzaamheden zijn er voor het voorwaardencriterium alleen bevindingen waarbij de Europese aanbestedingswetgeving niet goed is gevolgd. Hiervoor wordt een totaal van € 1.272.694 als onrechtmatig aangemerkt. Dit gaat over 9 contracten die ten onrechte niet Europees aanbesteed zijn. In 2 gevallen gaat het om een doorlopende fout van vorig jaar. De 7 resterende crediteuren zijn echter geen nieuwe crediteuren. Het gaat in alle gevallen daarom om crediteuren waar al meerdere jaren wordt afgenomen maar waarvan nu blijkt dat de aanbestedingsdrempels worden overschreden. De oorzaken voor de onrechtmatigheden kunnen als volgt worden samengevat:
- bij contractverlening wordt niet altijd beoordeeld of de verlenging nog onder de drempelwaarde blijft. Soms is ook onduidelijk dat er sprake is van een (stilzwijgende) verlenging;
- in twee gevallen is de aanbestedingsprocedure op basis van een verkeerde raming gekozen;
- in twee gevallen is een verkeerde procedure gekozen ondanks een correcte raming.
Afgelopen zomer is de interne procedure gewijzigd bij de start van een aanbesteding. Deze dwingt nu de budgethouder om een aantal stappen te doorlopen en expliciet afwegingen vast te leggen. Ook de inkoopcoördinator wordt hierover automatisch geïnformeerd. Het is nog te vroeg om de resultaten hiervan te kunnen zien. Daarnaast is eerder al een project gestart dat moet leiden tot een verbetering van het hele proces van aanbesteding/inkoop tot en met betaling. Afgelopen jaar heeft dit om diverse redenen vertraging opgelopen. Het is de verwachting dat de nieuwe financiële applicatie die dit jaar wordt geïmplementeerd hier een belangrijke bijdrage in kan leveren. Er wordt nog onderzocht welke stappen vooruitlopend daarop verder al genomen kunnen worden.
Misbruik- en oneigenlijk gebruikcriterium
Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium richt zich op de vraag hoe is omgegaan met misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden door derden. Er zijn geen bevindingen die leiden tot een financiële onrechtmatigheid in de jaarrekening 2023. Er is een actuele aanpak voor de beheersing van misbruik en oneigenlijk gebruik vastgesteld. Bij de uitvoering van de verbijzonderde interne controle is geconstateerd dat de identiteitscontrole bij de aanvraag van Wmo-voorzieningen mogelijk verbeterd moet worden. Dit wordt op dit moment onderzocht en indien nodig zal hierop actie worden ondernomen.